Même chose pour les catégories: si votre patron ne travaille que de façon anecdotique sur les demandes de pensions alimentaires, inutile d'utiliser une boîte entière de rangement pour ça! Un emploi pour vous? En vedette Comblé Les bonnes catégories Evitez les catégories trop larges ou fourre-tout, au risque de rester les bras ballants pendant de longues minutes à vous demander où vous avez bien pu ranger ce dossier. Créez une organisation logique, qui vous ressemble mais qui soit également déchiffrable par d'autres. Se rendre indispensable, c'est bien, être harcelée au téléphone durant son congé maternité parce que l'on a jugé bon de ranger tous les clients à la pilosité épanouie à la lettre M, comme moustache, c'est un problème. L'emplacement idéal Placez à proximité de votre bureau les dossiers dont vous vous servez tous les jours, voire toutes les semaines. Méthode de classement en secrétariat pdf download. L'idéal serait de pouvoir les atteindre sans vous lever. Organisez ensuite votre classement des dossiers les plus utiles à ceux que vous ne sortez qu'une fois par an, le jour où vous envoyez toutes les archives à la société ou au bureau chargé de les garder.
Placez des raccourcis sur votre bureau pour les programmes que vous utilisez le plus souvent (messagerie, base de données…). Mettez le chemin et nom du fichier en pied de page de chaque document interne. Lorsque vous aurez la version papier en mains, vous saurez où retrouver le fichier. Classement: 6 tactiques bien à moi La poubelle. Je lutte contre la tentation de vouloir tout garder, au cas où… L'archivage. tous les trimestres, je fais de la place pour les nouveaux dossiers en archivant les anciens. L'étiquetage. Trier, classer, archiver... mode d'emploi !. Pour mes classeurs sur l'étagère ou mes cartons d'archives, je note de façon très explicite ce qu'ils contiennent. Le traitement immédiat. Je traite les dossiers et enveloppes en fonction de mes priorités de travail. Chaque chose à sa place. Les cartes de visite par exemple, elles sont toutes dans une boite à intercalaires et sont classées par société et interlocuteur. Je ne garde que les contacts estimés utiles. L'outil informatique. Je scanne régulièrement certains documents pour les passer au format pdf et je les archive sur CD-Rom en notant soigneusement le contenu.
Un CD prend beaucoup moins de place qu'un dossier papier. Je suis d'ailleurs en train de réfléchir à une solution de GED (Gestion Electronique de Documents)… Si je trouve mon bonheur, même les papiers de la maison y passeront! Comment mettre au point un classement efficace?. Je vous tiens au courant… Servez-vous! Tous les documents de l'entreprise – cartes de visite, brochures… – sont regroupés dans un endroit visible, d'accès aisé, pour que les visiteurs puissent se servir. Et vous? Une méthode astucieuse à partager? Crédit photos: Jeremy Levine Design, TypeFiend
L'expression « suite bureautique » est souvent utilisée pour désigner l'ensemble de logiciels et outils permettant de répondre aux besoins de la bureautique. Méthode de classement en secrétariat pdf. C'est un pack informatique par excellence aussi indispensable aux entrepreneurs qu'aux particuliers, pouvant comporter des programmes de texte, des tableurs grapheurs, des logiciels de présentation, des plateformes de création de sites web ou encore des services de messagerie électronique. Microsoft Office est un exemple très célèbre de suite bureautique la plus utilisée au monde, intégrant ainsi des environnements informatiques tels que Word pour le traitement de texte, Excel pour la réalisation de tableurs et graphiques, Access pour la gestion de base de données et plusieurs autres applications pratiques. Voici d'autres suites bureautiques plus ou moins connues que la suite Microsoft: OpenOffice G Suite IBM/Lotus Smart Suite Apple Works Sun Star Office Corel WordPerfect Objectifs Etant donné que les besoins des entreprises sont plus exigeants, la bureautique ne se limite pas aujourd'hui à de simples utilisations basiques comme auparavant.
: Utilité de la fiche "fantôme" Qui reclasse? : Déterminer le ou les responsables Où? Comment? : Le plan de classement informatisé Maîtriser l'archivage Qui archive? Quoi? : Durée légale de conservation des documents Quand? Où? Comment?
Publié le 7 Feb. 2019, par Theodora Navarro. Être une pro de l'organisation et de la gestion de dossiers, c'est un peu la qualité numéro 1 d'une secrétaire efficace. Voici les clés d'un classement réussi. Les secrétaires et adjointes se reconnaissent dans leur vie personnelle à leurs documents extrêmement bien rangés, organisés par ordre alphabétique et par code couleur. Dans votre travail, c'est ce sens quasi inné de l'organisation qui vous permet de gagner du temps et d'être efficace. Votre système de classement est-il au point? Voici des astuces. Méthode de classement en secrétariat pdf 2. La clarté Code couleur et rangement alphabétique sont indispensables. A vous de juger ensuite de la pertinence: devez-vous mettre ensemble les Y et les Z ou attribuer un rangement à chaque lettre? Les dossiers «Pensions alimentaires» doivent-ils être une sous-section de la catégorie «Divorces» ou nécessitent-ils leur propre rangement? Tout dépend de l'importance des dossiers et du secteur dans lequel évolue votre compagnie! Si, depuis toujours, vous avez énormément de clients ou de patients dont le nom commence par les lettres Y ou Z, créer deux dossiers distincts.
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